STEP 05運営

運営が始まってから取り組むべきこと

歯科医院の開業後は、融資の返済や運営にかかる固定費などの支払いが発生するため、早期に経営を安定させることが重要です。黒字化を目指すために、開業当初から意識しておきたいポイントをご紹介します。

1.来院者数の動向を把握する

毎日の来院者数をレセコンなどでチェックしましょう。チェックシートなどを活用して可視化することで、各月や年間の来院者数の動向を把握しやすくなります。「初診」「再初診」「再診」などの状態も合わせて毎日チェックすることで、来院者の傾向がわかり、対策が立てやすくなります。

チェックシート例

また、来院者数とあわせて記録したいのがキャンセル数です。予約のキャンセルは収益に直接影響します。キャンセルが起きるのは「あたりまえ」のことではありません。特に無断キャンセルは問題です。キャンセルの理由には、「やむを得ない事情が生じた」「他に優先したい用事ができた」「予約日を忘れていた」「予約の変更がめんどう」「医院に対して不満を感じた」などがあります。理由に応じて、対応方法は異なります。個々のキャンセルの原因を分析し、適切な取り組みを検討しましょう。

キャンセル率低減への取り組み例

キャンセルを未然に防ぐ取り組み

継続的な治療やメンテナンスの必要性をきちんと説明する
「キャンセル」という言葉を使わないなど、キャンセルしてかまわない医院という印象を与えない
スタッフ全員が来院者一人ひとりに関心を持って接する
次回の来院予約日・時間を医院からお知らせする
「あなたの次回の来院を医院全体でお待ちしています」ということをきちんと伝える
来院者とのコミュニケーションや接遇、治療やメンテナンスのシステムを向上させる

2.スタッフ教育を充実させる

「スタッフの定着」は多くの医院で重要な課題です。定着しているスタッフは医院のしくみの理解度が高く、採用直後のスタッフに比べ効率的な運営が可能です。また、スタッフが定着することでサービスの質・医院の評判が向上し、新規スタッフの採用がしやすくなるというメリットもあります。

スタッフに長く働いてもらうためには、成長できる環境を整えることが大切です。知識や技術を磨ける教育の機会を提供することで、スタッフの仕事に対する自信やモチベーションを高められます。定期的なスタッフ研修やトレーニングを継続するとともに、その内容をさらに充実させていきましょう。

詳しくはこちら: STEP03 採用したスタッフの研修・事前トレーニングについてはこちら

3.スタッフミーティングを実施する

歯科医院のスタッフの方々にお話しを伺ったところ、「気持ちよく働ける医院」の条件として「コミュニケーションが良好であること」「働いていて誇りを感じられること」「働きがいがあること」が挙げられました。
日々のミーティングを通じて、診療や患者さんに関する情報を共有し、業務をスムーズに進められる環境を整えましょう。また、定期的に医院の改善点について話し合い、スタッフ全員で意見を出し合う場を設けることも重要です。こうした取り組みは意識の共有につながり、具体的な改善行動を促します。ミーティングを習慣化することで医院全体の一体感が高まり、「みんなでより良い医院をつくりあげる」という充実感を得られるでしょう。それによりスタッフのモチベーションが向上し、結果として患者満足度の向上にもつながります。